global-system.ru > Продукты > Управление проектами
 

 

Введение
Функционал модуля

Введение


Область применения системы

Программный комплекс управления проектами Global Project Management является отечественным программным продуктом, разрабатываемым Компанией «Бизнес Технологии» для информационного обеспечения деятельности по управлению проектами. Область применения системы – предприятия промышленности, энергетики, транспорта, судостроения, а также любые предприятия и организации, в которых используются принцип проектной работы. Данный модуль является идеальным для организаций, в которых одновременно ведется большое количество проектов. «Управление проектами» - это многопользовательская система, использующаяся на всех уровнях компании, поддерживающая многоуровневую иерархическую структуру, позволяющая планировать и управлять ресурсами с учетом ролей, составлять расписания работ, формировать бюджет проекта, вносить фактические данные, контролировать исполнение работ.

Назначение программного комплекса

Программный комплекс Global - Project Management предназначен для:
  • Произвольного структурирования проектов предприятия, в соответствие с любыми стандартами, которые могут существовать на данном предприятии;
  • Управления рисками;
  • Формирования бюджетов проектов, как «снизу вверх», так и «сверху вниз». Поддерживается нескольких типов бюджетов параллельно. Подсчет фактического исполнения бюджета;
  • Расчета расписания работ, с использованием метода CPM (метода расчета критического пути);
  • Обеспечения проектной документацией и контроля всех относящихся к проектам документов. Хранение шаблонов документов;
  • Коммуникаций по предоставлению актуальной оперативной информации в ходе выполнения проекта любому уровню ответственности;
  • Оперативного контроля исполнения работ, позволяющего динамически отслеживать затраты, показатели освоенного объема, а также соблюдение расписания;
  • Автоматизации получения аналитических отчетов и типовых документов по принятым формам;
  • Управления доступом к различным уровням иерархии проекта для различных пользователей системы;
наверх

Функционал модуля



Структурирование проектов

«Управление проектами» предоставляет возможность структурировать проекты предприятия в соответствие с любыми стандартами, которые могут существовать на данном предприятии. Это обеспечивается произвольно задаваемой иерархической структурой, которая может быть жестко задана администраторами, либо предоставлять широкую свободу действий для руководителей проектов.





Например:
1. классическая структура:
Группа проектов -> Проект -> Этап -> Задача -> Работа.
2. Сокращенная:
Проект -> Этап -> Работа.
3. Сложная структура:






Существует возможность типизации объектов, принадлежащих одному уровню иерархии. Причем данная типизация влияет на доступность определенного функционала. Например, закладка с документами будет доступна для одного вида этапа, но недоступна для другого, заметка с темой «О ходе работ» может быть доступна в одних работах, но недоступна в других.
Для создания структуры проектов возможны 2 варианта:
1. Создание вручную
2. Использование шаблонов


Создание вручную структуры проекта

Это позволяет настроить структуру индивидуально по проекту. Составить свою организационную иерархию для проекта (подразделения, руководители проекта, ответственный за работу). Также позволяет определить бюджет проекта, заметки, контрольные точки и необходимые роли ресурсов (квалификация кадров, типизация материальных ресурсов).







Использование шаблонов проектов

Имеется возможность создания собственных шаблонов. Шаблоны содержат многоуровневую, сформированную иерархию проекта. Также в шаблоне содержится информация о типах деятельности для различных уровнях иерархии, о сформированных расходных и доходных статьях бюджета, о контрольных точках, перечень заметок. В системе может быть большое количество шаблонов, которые могут соответствовать различным типам проектов. Таким образом можно высвободить большое количество рабочего времени для руководителей/менеджеров проектов.





Проектное бюджетирование
В модуле «Управление проектами» возможно формирование бюджетов как и «снизу вверх», так и «сверху вниз». Т.е. сумма бюджета проекта может собираться из сумм составляющих этапов и/или других составных частей, которые в свою очередь могут собираться из конкретных доходных и расходных статей бюджета. Либо может производиться обратный процесс, когда происходит жесткое задание суммы бюджета на любом из этих уровней. При этом на низших уровнях иерархии проекта, либо на уровне статей бюджета невозможно превышение установленного ограничения.
Модуль «Управление проектами» поддерживает ведение нескольких типов бюджета параллельно, например, финансовый и операционный, с существованием у каждого из них своего набора статей.
Формирование бюджета может производиться вручную, заданием перечня статей, коэффициентов исчерпывания, плановых сумм, с возможностью указания дат операций и сумм, приходящихся на данную дату. Либо при помощи ранее настроенных шаблонов, в которых указаны статьи и коэффициенты исчерпывания.





От планируемых операций имеется возможность создавать ожидаемые входящие платежи, заявки на оплату (функционал возможен при наличии модуля «Управление денежными средствами»), а также задачи на оформление документов.





Модуль «Управления проектами» позволяет подсчитывать фактическое исполнение бюджета как в оперативном, так и в бухгалтерском учете. Оперативный расчет фактических расходов и доходов осуществляется на основании данных об исполнении конкретных работ. Бухгалтерский расчет фактического исполнения бюджета осуществляется на основании выполненных проводок в разрезе соответствующих статей (Бухгалтерский учет доступен только при наличии модуля «Бухгалтерский и налоговый учет»).
Существует возможность управленческого контроля прибыльности проектов. Данная возможность реализуется за счет настраиваемых показателей бюджета. При этом данные показатели настраиваются для каждого типа бюджета.

Проектная документация

Модуль «Управление проектами» предоставляет возможности по организации и контролю всех относящихся к проектам документов.
Эти материалы включают в себя, например, директивы, методологии, ГОСТы, планы, конструкционные шаблоны, таблицы и любые другие типы проектной документации.






Существует возможность настройки для любого уровня иерархии и любого типа объекта предварительного перечня документации с указанием шаблонов этих документов. С возможностью задания сроков исполнения данной документации и указанием ответственных. Также существует возможность указания получателя данной документации.





Наличие данного функционала позволит сократить время на обработку документов в различных подразделениях, способствует организации работ по оформлению документов и их хранению. Также будут решены проблемы с доступностью информации.

Система коммуникаций

Система «Управления проектами» предоставляет гибкие возможности коммуникации по предоставлению актуальной оперативной информации в ходе выполнения проекта любому уровню ответственности.
Данные возможности реализованы с использованием функционала контрольных точек и системных уведомлений.
Контрольная точка - событие или дата в ходе осуществления проекта. Она используется для отображения состояния завершенности тех или иных работ. В контексте проекта менеджеры используют контрольные точки для того, чтобы обозначить важные промежуточные результаты, которые должны быть достигнуты в процессе реализации проекта, либо для того, чтобы напомнить себе о наступлении важных дат и событий проекта.





Системное уведомление – это событие, которое инициирует процесс коммуникации, и которое не определено менеджером, а генерируется системой «Управления проектами» в результате наступления какого-либо события (назначение ответственного, превышение факта над планом бюджета, о завершении работы и т.п.).
Контрольные точки и системные уведомления инициируют процесс коммуникации, но варианты коммуникации (представление информации получателю) определяются отдельно. Они легко настраиваются.






Доступны следующие варианты коммуникации:
  • Мгновенные сообщения. Это стандартный сервис системы Global позволяющий оперативно отправлять/получать сообщения внутри системы Global. Таким образом, сотрудник проекта по наступлению определенных событий контрольных точек или системных уведомлений мгновенно получить сообщение;
  • Электронная почта. В системе Global имеется возможность по отправки электронных писем. При помощи данного сервиса пользователю не обязательно открывать приложения. Таким образом, не имея доступа к системе Global, сотрудник проекта всегда будет получать актуальную информацию;
  • Система напоминаний. Представляет собой сервис, позволяющий при открытии приложения вызвать окно, в котором отображается информация касающаяся обязанностей пользователя;
Также предоставляются более простые способы коммуникации:
  • Заметки. Позволяют оставлять различную текстовую информации. Заметки доступны на любом уровне иерархии проекта. Настройка заметок позволяет создавать разные типы (темы) заметок для разных типов объектов, также возможно определение прав доступа к ним.;
  • Задачи. Данный сервис предназначен для формирования и отправки на выполнение задач и поручений сотрудникам компании. В модуле «Управление проектами» реализовано формирование задач на оформление документов от операций статей бюджета;






Составление расписания работ и перепланирование

В модуле «Управление проектами» реализован механизм расчета расписания на основании следующих данных:
  • Зависимости - это отношения между работами, которые подразумевают обязательное окончание одной работы перед началом другой, или другие типы связей работ (Начало-окончание, окончание-окончание, окончание-начало, начало-начало);
  • Ограничения – это наложение менеджером ограничений на сроки запуска работ, которые могут заключаться как в указании интервала начала или окончания работы, так и в точном указании даты. Данные ограничения обязательны для процесса построения расписания;
  • Пожелания – это изменение дат запуска работ, причем данные изменения желательны, но не обязательны с точки зрения построения расписания. Пожелания устанавливаются в силу обстоятельств, не учитываемых в системе. Т.е. менеджеру проще изменить одну работу, чем завести в систему причины, побудившие его принять данное решение. Например, запланированные мероприятия по укреплению корпоративного духа приведут к потере рабочего дня, но менеджеру некогда заниматься оформлением отгулов для всех участников работы, таким образом, проще сдвинуть сроки выполнения работы;

Таким образом, ограничения и зависимости работ обязательно учитываются при построении расписания, а пожелания менеджера могут быть проигнорированы системой, в случае, если его пожелания противоречат ограничениям и зависимостям. Но в случае, если они не противоречат, то данные пожелания будут применены.
При расчете расписания проекта используется метод расчета критического пути. В нем расчет дат проекта происходит на основании длительностей работ и зависимостей между ними. Этот процесс выполняется в два этапа или «прохода» через все работы в проекте.
На первом этапе, «проходе вперед», подсчитываются даты раннего старта и раннего финиша для каждой работы, исходя из даты старта или финиша работы-предшественника и длительности самой работы.
На втором этапе, «проходе назад», рассчитываются даты позднего старта и позднего финиша для каждой работы, исходя из даты старта или финиша работы-последователя и длительности самой работы.
Система «Управления проектами» позволяет работать в нескольких режимах, которые определяют механизм использования функционала расчета расписания.
На некоторых предприятиях нет большой необходимости в использовании рассчитанного расписания, потому что оно усложняет работу менеджеров проекта. Это подходит для того случая, когда работ по проекту немного. В таких случаях все сроки устанавливаются менеджерами вручную. Подобный режим работы позволяет упростить заведение дат для расчета расписания и контроля исполнения. Таким образом, за системой остается только контроль корректности плановых дат расписания.
В случае более масштабных проектов используется другой подход. Система полностью рассчитывает плановое расписание периодически с определенным настраиваемым интервалом. При этом в систему заносятся данные о фактическом исполнении работ за истекший период. Данный режим более сложен с точки зрения административного подхода, но позволяет оперативно реагировать на изменения сроков и принимать решения. Такой режим возможен в случае наличия одного центра принятия решений по срокам.
Возможно как его использование, так и не использование

Контроль исполнения

Контроль исполнения заключается в поддержании проекта в нужном русле. Функция контроля позволяет пользователям динамически отслеживать затраты, показатели освоенного объема, а также соблюдение графика.
В модуле «Управления проектами» возможны контроль над следующими процессами:
  • Выполнение бюджета. Превышение фактических сумм над плановыми суммами. Превышение коэффициентов исчерпывания статье бюджета;
  • Загруженность трудовых и материальных ресурсов;
  • Фактическое выполнение работ. Сравнение планового расписания с фактическим исполнением работ;

Команде проекта контролировать исполнения помогают различные отчетные формы, графики и уведомления.

Управление ресурсами

Модуль «Управление проектами» обеспечивает централизованное ресурсное планирование. Информация обо всех ресурсах организации хранится в единой базе данных, что позволяет учитывать при планировании текущую загрузку ресурсов на других проектах и прогнозировать доступность ресурсов на все время реализации проекта.
Наличие и доступность ресурсов является важным фактором для успешного выполнения проекта в целом. Для каждого ресурса устанавливаются допустимые пределы использования и стоимость, а также календарь, чтобы определить для него стандартные рабочие и нерабочие периоды времени. Все ресурсы могут управляться из этого справочника, либо могут быть интегрированы с другими объектами системы Global (Подразделения, сотрудники, контрагенты, объекты основных средств и т.п.). Ресурсы соотносятся с типом ресурса и ролью.





Ресурсы – это источники и предпосылки получения результатов выполнения работ. Ресурсы в модуле «Управление проектами» подразделяются на 2 основных группы:
  • материальные - ресурсы, которые уменьшаются при их использовании. К примеру: метизы, ГСМ;
  • трудовые ресурсы, в том числе интеллектуальные ресурсы. Под трудовыми ресурсами подразумевается физ. лица, контрагенты, а также оборудование и инструмент;

Тип ресурса позволяют разделять на ресурсы по группам. К примеру, подрядчики, строительная техника, кадры. При помощи типов ресурсов происходит интеграция объектов системы Global как ресурсы.
Под ролью ресурсов подразумеваются совокупность функций и характеристик ресурсов, которые позволяют пользователю определять потребность ресурсов к работе без привязки к конкретному ресурсу. После выбора роли, система сама предложит доступные ресурсы, которые относятся к данной роли.
К примеру, пользователь знает, что для выполнения работы нужен кран с грузоподъемностью 50тонн, а какая конкретная модель крана необходима, его не интересует.





Для обеспечения оптимального использования ресурсов в модуле «Управления проектами» используется автоматический метод выравнивания ресурсов.
Выравнивание ресурсов поможет убедиться в том, что потребность в ресурсах не превышает доступности ресурсов. Выравнивание ресурсов – это автоматический процесс, при котором изменяется дата старта конкретной работы. Работа задерживается, если ей недостаточно ресурсов для выполнения.

Гибкая система настройки доступа

Помимо стандартного функционала Global administrator в модуле “Управление проектами» имеется ряд своих возможностей по настройке доступа к различным уровням иерархии проекта:
  • Для каждой роли пользователей модуля могут быть настроены различные права доступа к объектам проекта. К примеру, менеджер проект имеет доступ на создание любого уровня потомков и редактирование только собственных объектов;
  • Доступ к заметкам разграничивается на просмотр и редактирование, как собственных заметок, так и остальных заметок;
  • После изменения состояния объекта возможна смена владельца. К примеру, менеджеру проекта необходимо сформировать необходимую информацию по этапу, а после передать ответственность своему подчиненному;
  • После изменения состояния возможно ограничение доступа к объекту. К примеру, после того как работа была переведена в состояние «Завершено» - объект доступен только на чтение;
  • У руководителя проекта имеется доступ на блокировку проекта со всей его иерархией, что позволяет производить «профилактические работы» по проекты;
наверх



Задать вопрос

 



Бизнес Технологии
Разработка и внедрение ERP EAM MES WMS HRM CRM систем для автоматизации управления предприятием
Коломяжский пр., 33, БЦ "Содружество" 197341 Санкт-Петербург,
+7 812 633–07–33
8 800 633–07–33 (Бесплатно для звонков по России)
global@global-system.ru