global-system.ru > Продукты > Управление документооборотом
 

 

Назначение системы
Возможности системы
Global DocFlow в рамках системы Global
Масштабируемость системы
Подходы к внедрению

Назначение системы


Область применения системы
Программный комплекс Global DocFlow предоставляет все необходимые функции для управления документооборотом на предприятии. Он позволяет формализовать процессы обработки документов различными подразделениям и исполнителями, задавать маршруты движения документов, осуществлять планирование документооборота, отслеживать фактическое перемещение документов. Использование модуля позволяет эффективно решить задачи управления как бумажным, так и электронным документооборотом. С его помощью можно определять последовательность обработки и отслеживать местонахождение заявок, писем, распоряжений, управлять процессом визирования документов и многое другое. Global DocFlow является составной частью ERP-системы Global, и может функционировать как самостоятельно, так и во взаимодействии с другими модулями системы, расширяя их возможности. В своей основе программный комплекс Global DocFlow использует базисную подсистему Global WorkFlow, позволяющую автоматизировать управление любым бизнес-процессом предприятия. Область применения комплекса – любые хозяйственные и коммерческие субъекты, имеющие потребность в автоматизации, упорядочивании и управлении процессом документооборота на предприятии.

Назначение программного комплекса
Программный комплекс Global DocFlow предназначен для:
  • Ведения единой картотеки электронных и бумажных документов с возможностью прикрепления файлов;
  • Организации типовых и индивидуальных маршрутов документооборота (движения документов по подразделениям и сотрудникам предприятия);
  • Своевременного оповещения сотрудников и ответственных лиц о движении документа и возникновении штатных и не штатных ситуаций в процессе его обработки;
  • Формирования индивидуальных заданий сотрудникам на работу с документами, отслеживания их выполнения;
  • Планирования работ над документами и анализа их фактического выполнения;
  • Управления доступом к документам различным пользователям и их группам в зависимости от местонахождения документа;
  • Организации электронного согласования документов и обмена замечаниями в процессе разработки документов;
  • Использования в рамках других модулей системы Global для гибкого управления маршрутами движения документов в рамках бизнес-процессов предприятия.

    наверх

Возможности системы


Единая картотека документов, электронный архив
Система позволяет вести в единой картотеке как электронные, так и бумажные документы, имеющие хождение на предприятии. Каждый документ, зафиксированный в системе, автоматически получает следующие возможности:
  • Прикрепление произвольного количества файлов (с текстом, изображением или другим форматом представления документа);
  • Множественное отнесение к иерархической структуре каталогов;
  • Определение произвольного количества характеристик, свойственных этому типу документа.




Управление маршрутизацией документов
Для каждого типа документов может быть настроен свой уникальный маршрут его движения и обработки, как в подразделениях предприятия, так и конкретными сотрудниками. Маршрут может содержать развилки, циклы и является описанием всех возможных вариантов перемещений документа. Global DocFlow поддерживает возможность параллельной обработки документа в различных подразделениях компании.





Выбор направления очередного перемещения документа в случае наличия нескольких вариантов, определяется пользователем или самим программным комплексом, с учетом проверки условий возможности перемещения.

Планирование движения документов
При создании документа для него автоматически формируется план его обработки согласно настроенному маршруту. План формируется по типовым переходам между состояниями маршрута, в нем отражаются сроки и исполнители (как подразделения, так и конкретные сотрудники), которые принимают участие в типовой обработке документа. В любой момент времени план каждого документа может быть отредактирован в соответствии с потребностями его обработки. В связи с тем, что фактическое перемещение (траектория движения в рамках выбранного маршрута) документа может отличаться от запланированного, система предлагает удобные возможности для сравнения запланированной обработки с фактической.

Управление задачами сотрудников предприятия
В результате перемещения документа в очередное состояние от него может быть сформирована одна или несколько задач конкретным исполнителям. В реестре собственных задач для каждого сотрудника фиксируются те действия, которые ему необходимо выполнить согласно очередным этапам движения документов. При этом для каждой задачи могут быть определены планируемые сроки ее выполнения. По выполнению всех задач текущего состояния документа, осуществляется его переход в следующее состояние, согласно условиям его маршрута.

Управление оповещениями и визуализаций документов
Программный комплекс Global DocFlow имеет богатые возможности по своевременному оповещению сотрудников и заинтересованных лиц о назначаемых задачах, выполняемых перемещениях и других событиях, осуществляемых над документами. Имеются возможности online-оповещений, формирования e-mail, напоминаний при старте приложения. При этом по гиперссылке в оповещении или напоминании можно сразу перейти к документу для осуществления над ним необходимых действий.
При определении маршрута имеется возможность настроить способ визуального отображения документа в списочных формах. Можно определить пиктограмму, раскраску строки, а также доступность документа для каждого состояния в зависимости от выполненных перемещений согласно маршруту движения документа.

Анализ и формирование отчетности
Программный комплекс имеет богатейшие возможности для анализа документооборота и построения регламентной и произвольной отчетности. Печать может производиться как для отдельных документов, так и для отобранного набора документов; для каждого документа может быть отправлено на печать необходимое количество печатных бланков, конвертов и т.п. Система поддерживает версионность отчетов - возможность модификации отчетных форм во времени.

Среди встроенных отчетов необходимо отметить:
  • отчет по планируемому и фактическому времени прохождения документов по предопределенным маршрутам в различных разрезах: подразделений, сотрудников, типов документов и т.д.;
  • отчет по отклонениям от планируемого движения документов;
  • диаграммы динамики количества обработанных документов в разрезах времени, типов документов, подразделений, сотрудников и т.п.;
Кроме того, система предлагает пользователю весь спектр возможностей для получения и анализа информации, хранящейся в базе данных, в различных разрезах - таблицы, графики, диаграммы и т.д.
Данные построенных отчетов можно не только просмотреть в табличном виде и вывести на печать, но и сохранить в Excel, XML, Html, Txt и другие форматы. Уникальные особенностью системы является наличие возможностей многомерного анализа, построение OLAP-кубов на основе произвольно построенного отчета. Пользователь может настроить аналитические разрезы, по которым он хочет группировать и анализировать данные в произвольном порядке, как по столбцам, так и по строкам отчета.
наверх

Global DocFlow в рамках системы Global


Использование подсистемы управления бизнес-процессами Программный комплекс Global DocFlow базируется на возможностях модуля управления деловыми процессами Global WorkFlow, позволяющего осуществлять настройку и описание бизнес-процессов, осуществляющихся на предприятии, и включающих в себя взаимодействие многих документов. В рамках процесса документооборота, Global WorkFlow обеспечивает возможности маршрутизации и назначения задач исполнителям.

Визирование договоров Возможности системы управления договорной деятельностью Global Contract по согласованию и визированию договоров базируются на функциональности модуля управления документооборотом. Он берет на себя управление маршрутами договоров, планирование и фактическое отслеживание процесса визирования.

Управление ремонтами и техническим обслуживанием Программный комплекс Global EAM использует возможности подсистемы документооборота для отслеживания технической документации на оборудование предприятия, назначения задач по организации плановых проверок и устранения неисправностей в соответствии с документацией.

Управление производством Связь с модулем управления производством Global Manufacturing (MES) позволяет автоматизировать процессы подготовки технической документации и отслеживать ее использование в производственных процессах.
наверх

Масштабируемость системы


Поддержка территориально-распределенной структуры компании
Программный комплекс Global позволяет объединить в единое информационное пространство данные, сбор и первичная обработка которых происходит на территориально удаленных площадках. Подсистема Global Replication позволяет организовать автоматическую сеансовую передачу изменений в любой территориально распределенной структуре компании. Основные возможности встроенной системы репликации:
  • возможность организации передачи любых объектов системы: документов, настроек маршрутов, планируемых и осуществленных перемещениях, настроек самой системы репликации;
  • автоматическая передача изменений, согласно настроенному расписанию, по электронной почте или прямым соединением с удаленным сервером;
  • минимизация трафика: передача информации только об изменениях и в запакованном виде, работа со слабыми каналами связи; автоматическое разрешение конфликтов репликации;

Возможности интеграции
Немаловажным преимуществом решения Global DocFlow является его открытость, и как следствие - возможность осуществления доработок и интеграция с любыми сторонними программными решениями, в том числе и на самом низком уровне. Возможно осуществление интеграции со сторонними информационными системами, эксплуатирующимися на предприятии, включая различные ERP-системы.
наверх

Подходы к внедрению


Предпроектное обследование
Компания осуществляет тщательное планирование проектов в разрезах времени, бюджета и необходимых ресурсов. На начальном этапе происходит определение целей и других ключевых характеристик проекта, уточняются задачи внедрения, формируется техническое задание и концепция эксплуатация системы.

Реализация пилотного проекта
Наша компания практикует реализацию пилотных проектов, позволяющих Заказчику при минимальных затратах оценить уровень применимости и эффективности предлагаемой системы.

Адаптация, интеграция и развитие системы
Архитектура системы Global позволяет легко проводить адаптацию и расширение функциональности системы под нужды Заказчика, а также производить интеграцию с любыми внешними информационными комплексами. Как правило, это осуществляется в рамках реализации пилотного проекта.
наверх



Задать вопрос

 



БИЗНЕС-ПРИЛОЖЕНИЯ GLOBAL
Система Global-ERP

Бизнес Технологии
Разработка и внедрение ERP EAM MES WMS HRM CRM систем для автоматизации управления предприятием
Коломяжский пр., 33, БЦ "Содружество" 197341 Санкт-Петербург,
+7 812 633–07–33
8 800 633–07–33 (Бесплатно для звонков по России)
global@global-system.ru