Управление договорной деятельностью предприятия

Модуль Global-Contract позволяет осуществлять электронное согласование, учет, планирование и контроль исполнения как сложных, так и простых договорных обязательств, осуществлять расчет штрафных санкций по неисполненным обязательствам.

Решаемые задачи

• Учет и классификация договоров, дополнительных соглашений к ним;
• Электронное согласование договоров, дополнительных соглашений;
• Контроль исполнения обязательств договоров, этапов договоров;
• Формирование актов и накладных к договору;
• Контроль наличия документов договора;
• Расчет штрафных санкций;
• Формирование календарного графика оплат по договорам и дополнительным соглашениям;
• Ведение спецификаций договора;

Регистрация договоров

Модуль Global-Contract позволяет вести учет договоров и дополнительных соглашений. При этом документы классифицируются в соответствии с нормативными актами ГК РФ, а также внутренними положениями и стандартами предприятия.

Каждому договору при регистрации присваивается идентификационный номер (при этом используется как внутренняя нумерация, так и внешняя (контрагентов), определяется его тип и статус (исполняется, на утверждении и т.д.), заносится сумма и порядок расчетов. Также фиксируется информация о дополнительных обязательствах сторон (пени, штрафы и т.д.). Для контроля за исполнением договоров, при его регистрации вводится информация о том, кто является держателем, куратором договора, заказчиком работ по договору.

Электронное согласование договоров

С модулем Global-Contract можно упростить процедуру согласования договоров на предприятии, используя возможности электронной обработки документов. Для этого в визуальном редакторе бизнес-процессов системы задается типовая схема процесса согласования документа: последовательность согласования и участники, которые могут изменяться в зависимости от типа договора.

После согласования договор приобретает статус «Согласовано». Подписанный документ приобретает статус «Исполняется» и корректировка его становится недоступной. Исключение составляют случаи ввода дополнительного соглашения к договору.

Вы можете прикреплять к электронной карточке договора произвольное количество файлов: отсканированные страницы договора, файлы, содержащие переписку, связанную с договором, различные сметы и калькуляции. Прикрепленные файлы сохраняются непосредственно в базе данных, и Вы всегда сможете перейти к нужным документам из карточки договора.

Контроль исполнения договорных обязательств

При регистрации договора указываются обязательства сторон и взаимосвязь между ними. Например, с договором о поставке связана спецификация, в которой указывается перечень товарно-материальных ценностей, для договора подряда – перечень работ с указанием внутреннего исполнителя.

Обязательства договора могут быть взаимными (поставить ценности и оплатить их), альтернативными (если не исполняется одно, то исполняется другое), штрафными (если не исполняется одно обязательство, то возникает дополнительное) и т.п. Вариативность позволяет осуществлять планирование и контроль как по конкретному обязательству или контрагенту, так и по договорам в целом. По мере исполнения обязательств, данные из Global-Contract передаются в модуль казначейства Global-Payment, где формируются графики движения денежных средств.

Анализ состояния договорных обязательств

Global-Contract позволяет контролировать в виде отчетов:

• Текущее состояние договоров, где консолидирована информация о том, сколько документов, на какую сумму и в каком состоянии имеется в компании в разрезе подразделений или всего предприятия, видов выполненных работ, по контрагентам и т.д.;
• Просроченные документы с возможностью определить по какой причине, на какую сумму и какое подразделение или контрагент не выполнили обязательств в срок;